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关于印发《攀枝花市西区传统载体档案和电子档案双套制接收进馆验收工作流程与标准》的通知
发布时间:2017-05-16    选择阅读字体:【 】  阅读次数:

攀枝花市西区档案局()文件

     

攀西档〔201729

 

 

攀枝花市西区档案局(馆)

关于印发攀枝花市西区传统载体档案和电子档案

双套制接收进馆验收工作流程与标准的通知

 

区属立档单位:

为进一步加强我区应进馆档案的管理工作,有效保护和利用档案,依据《中华人民共和国档案法》、《〈中华人民共和国档案法〉实施办法》、《四川省<中华人民共和国档案法>实施办法》、《四川省国家档案馆管理办法》、《各级各类档案馆收集档案范围的规定》、《攀枝花市档案实行双套制移交与接收的通知》(攀档发〔2016〕31号)及《攀枝花市档案局关于实行档案双套制管理有关问题的补充通知》(攀档发〔2017〕20 号)等法律法规和标准规范,结合我档案馆实际,制定了《攀枝花市西区档案馆传统载体档案和电子档案双套制接收档案进馆验收工作流程》(见附件1)《攀枝花市西区档案馆传统载体档案和电子档案双套制接收档案进馆验收工作标准》(见附件2),遵照执行。

 

附件1:攀枝花市西区档案馆传统载体档案和电子档案双套制接收档案进馆验收工作流程

2:攀枝花市西区档案馆传统载体档案和电子档案双套制接收档案进馆验收工作标准

3:进馆档案解密鉴定处置意见

4:进馆档案鉴定开放利用意见

5:电子档案移交进馆检查

6:光盘封面

7:档案交接文据

 

 

攀枝花市西区档案局(馆)

2017年515

 

 

 

 

 

 

 

 

附件1

攀枝花市西区档案馆传统载体档案和电子档案

双套制接收档案进馆验收工作流程

 

 

 

拟移交档案单位每年第四季度向档案馆申报下一年度进馆计划;或档案馆下达进馆任务通知。

 

 

 

 

 

 

 

 

区档案馆(在与业务指导股、办公室充分沟通基础上)与移交档案单位做好前期交流沟通、指导工作。

 

档案馆每年度2月底前确定接收档案进馆单位。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

移交单位经检查传统载体和电子档案质量,认为符合进馆质量后,完成移交档案全宗卷所有材料拟写工作,并形成进馆档案解密鉴定处置意见和进馆档案鉴定开放利用意见后,组织开展迁移转换电子档案数据、检验电子档案数据工作,向档案馆提出进馆申请。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

档案馆第一次派出工作人员对移交单位的电子档案和传统载体档案开展检查验收工作。总页数在5万页以下5个工作日检查时间;5-10万页,10个工作日检查时间;10-15万页,15个工作日检查时间内向移交单位出具书面检查结论,以此类推

 

 

 

 

 

 

 

 

 

不合格。移交单位开展整改工作1个月后,档案馆再电话通知第二次检查时间。

 

合格

 

 

 

 

 

 

 

档案馆工作人员第二次对移交单位的电子档案和传统载体档案开展检查验收工作。总页数在5万页以下,5个工作日检查时间;5-10万页,10个工作日检查时间,10-15万,15个工作日检查时间内向移交单位出具书面检查结论。以此类推

 

电话通知移交单位开始启动移交程序:移交档案实体进馆的消杀、上架;目录、全宗卷所有材料的移交;形成进馆档案解密鉴定处置报告、进馆档案开放鉴定处置报告,同时按照《攀枝花市西区档案馆传统载体和电子档案双套制接收档案进馆验收工作标准》的要求将档案数字化成果存储于档案级DVD光盘,同时移交档案馆。

 

 

 

 

 

 

 

?合格,移交单位按照工作程序办理。

 

 

 

以上工作程序经区档案馆管理股经办人员签字认可,办理《档案交接文据》、《电子档案数据交接表》,经分管领导、单位负责人签字确认后,双套制档案进馆验收工作结束。

 

 

不合格,列入次年进馆计划,当年底档案目标考核该项得分,连续两年不合格,第二年按档案目标考核总体考核得分40%计算最终考核得分

 

 

 

 

 

 

 

 

附件2

攀枝花市西区档案馆传统载体档案和电子档案

双套制接收进馆验收工作标准

 

1、      立档单位移交档案进馆前需要完成的工作事项

1.电脑杀毒,立档单位档案员用移动硬盘备份四川省电子文档管理软件中的数据,请专业电脑维护公司升级杀毒软件,进行全盘杀毒,确保档案用计算机内无病毒。

2.逐卷、逐件、逐页自检确认整理完毕的传统载体档案和电子档案(数字化文本符合进馆规范要求,合格率要求100%,填写《电子档案移交进馆检查表》,要求分管领导、单位负责人签字确认。

3.根据移交档案的具体情况,拟写符合规范的全宗指南(全宗介绍),内容必须包含本单位开展档案数字化工作的情况。

4.立档单位必须开展移交档案的涉密处置审核工作,以正式文件形式形成意见。具体内容一是将本单位保密工作领导小组开展移交档案的密级审核情况给予详细说明,并将涉密档案档号附后。二是逐卷、逐件对此批次所移交档案进馆后利用和解密提出意见。

5.开展移交档案开放档案处置审核工作,以正式文件形式形成意见。具体内容将本单位开放档案处置审核工作领导小组开展移交档案的审核情况给予详细说明,对不涉密档案开放时间提出意见,对档案到开放的开放利用方式提出处置意见

2、      进馆档案验收方式和内容

1.验收方式:区档案馆工作人员与移交单位的档案人员逐卷、逐件页共同当面清点传统载体档案数量,核对纸质档案与目录与电子档案是否一一对应,卷内文件目录、文件状况、页数、顺序、备考表、装订、案卷目录、全引目录、归档文件目录、文件著录、挂接等情况。

2.验收内容:

(1)准确性检验

传统载体档案编目符合规范要求,是否与案卷级、文件级目录一致;数字化文本全文完整,与档案原件一致,错挂、漏挂、重挂等情况每一条电子目录应挂接对应的电子全文图像完整性达到100%电子目录的著录项内容著录准确按照相关规定应著录内容项完整正确,必录项目不能空缺档号是否存在空号、漏号、重号现象电子档案页数与电子目录的页数必须一致;档案装具书写、装订材料是否存在不规范、不符合长期保管要求的情况;挂接原文数字化文本要符合《攀枝花市西区档案局(馆)关于实行档案双套制管理有关问题的实施意见》文件要求

(2)可用性检验

电子目录、电子全文可用在《四川省电子文档管理系统》操作环境中,储存在统一的档案级DVD光盘电子目录、电子全文能读取

(3)安全性检验

归档文件采取棉线装订或不锈钢订书针装订,棉线可直角装订或三孔一线装订,杜绝出现普通订书针或塑料物移交数据安全无病毒;移交单位必须留存数字化成果的数据备份。

、数字化成果验收

移交单位的数字化成果必须按《攀枝花市档案实行双套制移交与接收的通知》(攀档发〔2016〕31 号)和《攀枝花市西区档案局关于实行档案双套制管理有关问题的实施意见》文件要求进行数字化成果验收并形成相关材料,按以上文件要求选择材质和制作光盘,如不符合,验收不能通过。

、复检工作程序

档案馆对第一次检查不合格移交单位出具书面检查通知书,移交单位按通知要求对移交档案进行整改按通知约定1个月后安排检查时间。若第二次依旧验收不合格,列入次年进馆计划,当底档案目标考核该项不得分,连续两年不合格,第二年按档案目标考核总体考核得分40%计算最终考核得分。

攀枝花市西区司法局  主 办

攀枝花市西区党政网管理中心  承 办