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攀枝花市西区档案局(馆)关于实行档案双套制管理有关问题的实施意见
发布时间:2017-05-16    选择阅读字体:【 】  阅读次数:

攀枝花市西区档案局()文件

     

攀西档〔201728

 

 

攀枝花市西区档案局(馆)

关于实行档案双套制管理有关问题的实施意见

 

区属各立档单位:

根据攀枝花市档案局《关于实行档案双套制管理有关问题的通知》(攀档发〔2016〕31号)要求,文书、照片、声像3类档案实行双套制管理。结合西区档案工作实际,特制定以下实施意见:

一、档案双套制管理的执行时间及范围

西区自2017年1月1日起执行档案双套制管理。区属各立档单位室藏档案中永久、长期、30年及以上期限和10年保管期限的本单位发文必须严格按照双套制管理要求归档。按照档案规范化管理的要求,省一、二标单位10年保管期限的收文必须100%全文挂接(可使用单层PDF)。

二、双套制管理的具体要求

档案电子全文的生成有两种情况,一是电子文件的产生先于传统载体(先形成(收到)双层PDF格或CEB格式的文件,再打印出纸质文件的情况),二是传统载体的产生先于电子文件(先收到纸质文件,再通过扫描转换成双层PDF文件)。

注:CEB格式主要来源于部分省级部门的文件,CEB格式无须转换PDF,可直接用于全文挂接。

以下四种情况属于传统载体的产生先于电子文件:

1.通过纸质形式传送的收文。

2.有签字的纸质文件或报表。

3.领导手写批示的文件处理签。

4.无数码照片的纸质照片。

(一)文书档案

1.文书档案双套制标准

(1)纸质档案:带文头的发文必须使用红头盖鲜章,无文头的发文必须盖鲜章;通过协同办公平台的收文必须采用彩色打印机打印红头红章(喷墨打印机不能使用染料墨水)。

(2)电子档案:用于归档的电子全文必须是通过文字识别(ORC)后的双层PDF格式(可以复制文字的PDF)或CEB格式。电子全文必须是红头红章,黑头黑章文件不能用于原文挂接存档(收文为黑头的除外)。经协同办公平台制作的双层PDF可直接用于归档。

2.文书档案双套制收集整理流程

(1)本单位自行归档

电子文件的产生先于传统载体(纸质)

经协同办公平台制作的文件属于电子文件的产生先于传统载体类。建议区属各立档单位自2017年1月1日起通过攀枝花市协同办公平台传送的文件均使用协同平台档案管理功能归档,再导入《四川省电子文档管理系统》。

注:未通过协同平台报送的本单位发文,须通过协同平台内发给档案管理账号,完成著录和双层PDF转换,用于归档。未通过协同平台的收文,通过协同平台收文补录方式,完成著录。

传统载体(纸质)的产生先于电子文件

采用彩色模式,色彩位数不低于24位,分辨率为300dpi,将纸质文件(包括文件处理签)扫描成一件PDF,再使用PDF转换软件(如:Adobe Acrobat DC)文字识别(ORC)转换双层PDF。

涉密文件

涉密文件的著录要求

根据保密工作和档案管理要求,涉密文件在计算机著录时均不著录题名和文号,不进行全文挂接,题名以涉密两个字代替。年度、成文时间、保管期限按照《归档文件整理规则》著录,无特殊要求。涉密文件的件号排在相应年度、保管期限的非涉密文件最后,即年度非涉密文件归档完毕后再归涉密文件。

涉密文件的归档要求

涉密档案使用2cm文书档案盒装盒,年度涉密文件多于20件的单位按年度装盒,年度涉密文件少于20件的单位可多个年度装一盒。涉密文件应使用手工目录,按照归档文件目录的标准,手动填写;大量涉密文件的目录可按照归档文件目录的标准单独制作目录表格,但必须在涉密计算机上制作,并通过涉密打印机打印。

涉密档案的存放要求

涉密档案和非涉密档案应分开存放,各档案室应建立涉密文件柜,涉密文件柜的钥匙应由涉密岗位人员保管。

(2)数字化外包

档案数字化外包,指各单位聘请经省保密局认定的具有保密资质的专业档案数字化加工企业对本单位档案进行全文扫描挂接。(详见《档案数字化外包规范附件1)。

单位组成档案数字化工作验收组,按照国家档案局《档案数字化外包安全管理规范》(档办发〔2014〕7号)要求进行安全保密专项验收,并形成《档案数字化安全验收记录》(附件2);按照《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31-2005)要求对数字化成果进行检查,并形成《档案数字化成果检查记录》(附件3)。

档案安全保密验收合格、数字化成果检查合格率达100%后,填写《档案数字化外包综合验收及结论》(附件4)。

档案移交进馆时,区档案馆须检查并留存各移交单位《档案数字化安全验收记录》、《档案数字化成果检查记录》、《档案数字化外包综合验收及结论》,合格后方可启动档案移交程序。

(二)照片档案

1.照片档案的整理

(1)电子文件的产生先于传统载体

本单位形成的照片档案一般属于电子文件的产生先于传统载体类。

纸质档案:用于归档的纸质照片档案一般使用5寸冲洗照片(不能打印),集体照等特殊情况可使用大尺寸照片。

电子档案:用于归档的电子照片档案应使用数码相机拍摄的原始电子照片归档,采用RAW、JPEG、TIFF等格式存档。凡是经绘图软件修改过亮度、饱和度、分辨率等的照片或从简报中提取的照片均不能用于归档。

(2)传统载体的产生先于电子文件

纸质档案:使用收到的原始照片归档。

电子档案:以5寸为标准,采用色彩模式扫描,色彩位数不低于24位,分辨率为600 dpi,扫描为TIFF格式电子图片。如待扫照片大小为5寸照片的N分之一,则分辨率为5寸照片的N倍,即不低于N×600 dpi,反之,如待归档照片大小为5寸照片的N倍,则分辨率为5寸照片的N分之一,即不低于600/N dpi,保证扫描成果不倾斜。

2.照片档案的编号

照片号/档号编制:全宗号-保管期限代号-张号。

电子全文(照片电子文件)命名为:全宗号-保管期限代号-张号.JPEG(TIFF)。

(三)声像档案

1.音频档案存储要求

音频文件采样频率不低于44.1KHZ(CD音质),采用WAV、MP3电子文件格式。

2.视频档案存储要求

尽量采用摄像机、视频文件比特率不低于8Mbps(比DVD画质高)。

应急拍摄的照片或视频具有档案价值的例外。

3.音、视频档案编号

档号/带(盘)编号:全宗号-目录号-件号。

4.音、视频档案存储

因音、视频档案存储占用存储空间较大,不进行全文挂接,只须在《四川省电子文档管理系统》安装目录中创建文件夹(文件夹命名:LY(音频档案)、LX(视频档案))存储,如《四川省电子文档管理系统》所在磁盘空间不足,可在其他盘符中建立声像档案存储文件夹。

以上所有数字档案存档备份必须使用档案级光盘刻录备份或使用档案专用移动硬盘进行刻录备份。

 

附件:1. 档案数字化外包规范

2. 档案数字化安全验收记录

3. 档案数字化成果检查记录

4. 档案数字化外包综合验收及结论

 

 

攀枝花市西区档案局(馆)

2017年5月15 


 

 

附件1

档案数字化外包规范

 

一、纸质档案数字化技术要求

(一)破损、粘连档案处理

1.破损严重无法直接进行扫描的档案,应按照《档案修裱技术规范》(DA T25-2000)进行技术修复。

2.粘连的档案不得强行撕破档案页面。

3.破损和粘连的档案,若不能保证在将其数字化的过程中不会对之造成二次破坏,应按非扫描件进行登记。

(二)编制页号

1.应对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号。

2.应在统一位置(一般正面在右上角背面在左上角)书写页号,且不压盖档案内容。页号应从1开始连续编制。

3.书写页号所使用的笔、墨等不应破坏档案原件或对档案长期保存造成影响。

4.应将破损页面、缺页等特殊情况进行登记。

(三)扫描

1. 应按纸张原尺寸扫描,采用彩色模式扫描,色彩位数不低于24位,分辨率为300dpi,将文件逐页扫描为TIFF格式图片。纸张较小、字体较小、字迹模糊的档案,可适当提高分辨率,保证扫描成果不倾斜、模糊。

2.分幅扫描时,相邻图像之间应留有足够的重叠,若后期采用软件自动拼接的方式,重叠尺寸建议不小于原件的1/3。

(四)图像处理

1.对大幅面档案进行分幅扫描形成的多幅图像,应进行拼接处理,合并为一个完整的图像,以保证档案数字图像的整体性。拼接时应确保拼接处平滑地融合,拼接后整幅图像无明显拼接痕迹。

2.对方向不符合阅读方向的图像应进行旋转还原。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理。

3.如须对数字图像进行裁边处理,应在距页边最外延至少2 至3毫米处裁剪数字图像,不得裁掉纸质档案原有页边,包括破损、歪斜页边。

4.如须对数字图像进行去污处理,以去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质,处理过程中应严格遵循展现档案原貌的原则,不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等。

)TIFF图片重命名编号要求

TIFF图片为电子档案原始数据,须按照全宗号-目录号-案卷号-顺序号-页码.tiff的格式逐页编号。储存示意图如下:

1.按卷整理的档案

(1)整卷装订的

文件夹……全宗号

文件夹……全宗号-目录号

文件夹……全宗号-目录号-案卷号

文件夹……全宗号-目录号-案卷号-页码.tiff

例如:0012-001-011-0010. tiff

(2)按件装订的

文件夹……全宗号

文件夹……全宗号-目录号

文件夹……全宗号-目录号-案卷号

文件夹……全宗号-目录号-案卷号-顺序号

文件夹……全宗号-目录号-案卷号-顺序号-页码.tiff

例如:0012-001-011-020-0001. tiff

全宗号为4位阿拉伯数字,目录号、案卷号、顺序号均采用3位阿拉伯数字,页码采用4位阿拉伯数字,不足4位的左面用0补齐。

2.按件整理的档案

文件夹……全宗号-档案门类代码·年度

文件夹……全宗号-档案门类代码·年度-保管期限

文件夹……全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-件号

文件夹……全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-件号-页码.tiff

例如:0012-WS·2017-Y-0010-0001.tiff

根据《归档文件整理规则》(DA/T 222015),全宗号、件号、页号均采用4位阿拉伯数字,不足4位的左面用0补齐。归档文件档案门类代码由文书2位汉语拼音首字母WS标识。保管期限分为永久、定期30年、定期10年,分别以代码YD30D10标识。

)数字化成果电子全文存储格式

1.用于档案长期保存的图片电子全文必须是TIFF格式。TIFF格式电子全文若是压缩格式,只能是对扫描后形成的无压缩的TIFF格式电子文件在图片处理后或直接进行压缩,并且只能是与采用软件PHOTOSHOP或ACDSEE图片处理软件对TIFF格式电子文件进行无损压缩的方式一致的无损压缩方式。

2.用于档案利用的电子全文必须是通过文字识别后的双层 PDF,每页大小不得超过1.5M,PDF文件命名应与对应档案的档号一致。

3.加工完成后的电子全文须挂接进档案管理软件,并导出完成备份。

4.图片电子全文与电子档案备份须分别刻盘保存。同一内容的数据光盘需刻录两张,一张单位留存,一张移交区档案馆。光盘盘面样式如下:

 

光盘编号

 

 

 

 

套号 类型及容量

 

 

 

制作单位 制作日期

 

 

 

 

 

 

 

 

17

 


 

附件2

档案数字化安全验收记录

序号

验收合格

是否

合格

验收人

验收

时间

1

数字化服务机构的营业执照,业务范围必须包括档案数字化加工或数据处理类项目。

 

 

 

2

数字化服务机构的法人必须是中华人民共和国境内注册的企业法人或事业单位法人,股东及工作人员必须为中华人民共和国境内公民。

 

 

 

3

与数字化服务机构必须签订安全保密协议

 

 

 

4

数字化服务机构的工作人员必须提供本人身份证明和公安部门提供的无犯罪记录证明或承诺书。

 

 

 

5

数字化服务机构必须与其工作人员签订符合国家劳动法律法规要求的劳动合同。

 

 

 

6

数字化服务机构必须制订并执行数字化安全保密制度,制订并执行档案实体交接、数字化加工过程管理、数宇化成果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等操作规范和管理制度。

 

 

 

7

数字化服务机构必须积极支持、配合档案行政管理部门的安全保密检查。

 

 

 

8

数字化加工场所必须封断所有档案数字化加工设备的无线网络功能。

 

 

 

9

数字化工作人员存放随身物品要有专用储物箱柜,并与档案装具分区放置;数字化加工场所不得有非工作需要的私人物品,包括照相机、摄像机、手机、录音机、笔记本电脑、平板电脑等各类电子设备和各类移动存储介质;严禁擅自将数字化加工场所内的物品带离现场。

 

 

 

10

严禁无关人员进入数字化加工场所。

 

 

 

11

工作人员不得在数字化加工场所内从事与数字化无关的活动,严禁在数字化加工区内喝水、进食、吸烟等,严禁携带火种进入数字化加工场所。

 

 

 

12

档案数字化加工使用的计算机、扫描仪等设备,必须采用技术手段或专业物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口,如 USB 接口、红外线、蓝牙、SCSI 接口、光驱接口等。

 

 

 

13

数字安全与网络临近软硬件必须使用通过国家安全认证的国产品牌产品。除必要的操作系统、杀毒软件、加工软件和第三方安全管理软件外,档案数字化加工计算机不允许安装任何与加工无关的软件。

 

 

 

14

档案数字化加工网络要与其他网络物理隔离,禁止使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备。

 

 

 

15

用于档案数字化加工的设备和存储介质严禁与其他设备和存储介质交叉使用,非数字化专用的设备和存储介质严禁带入数字化加工场所。

 

 

 

16

档案数字化设备和存储介质不得擅自送外维修,必须送外维修的应办理书面审批手续,并由档案部门人员现场监督。

 

 

 

17

档案部门要对拟数字化的档案进行涉密性、完整性、有序性及档案实体与目录的一致性检查。涉密档案要予以筛除,档案实体破损、残缺的要进行登记与处理,档案实体与文件目录不对应的要进行必要的记录或标示。

 

 

 

18

档案数字化加工不得对档案实体造成破坏。

 

 

 

19

档案数字化过程中要建立档案流程单,流程单包括档号、加工工序、设备编号、数量、经手人、加工时间等,数字化加工过程中档案流程单应与档案实体同步流转。

 

 

 

20

档案数字化过程中发现有涉密标识且无解密标识的档案,数字化外包服务机构应停止该档案的数字化加工,在登记目录后立即将档案移交档案部门。

 

 

 

21

正在进行数字化加工的档案必须每天入库(柜) ,不得在加工工位上留存过夜。

 

 

 

22

正在进行数字化加工的档案必须每天入库(柜) ,不得在加工工位上留存过夜,数字化档案要专人专柜保管,数字化加工完毕的档案要及时归还入库。

 

 

 

23

数字化服务机构应协同档案部门对用于数字化加工的计算机等设备的硬盘、移动存储介质逐一进行登记,数字化任务完成后,对无法确保数据可靠清除的设备必须交由档案部门统一保管或销毁,严禁擅自带走,需带走的设备必须保证其中数据已被可靠清除。

 

 

 

24

实体入库交接记录与出库记录必须一一对应。

 

 

 

25

数字化加工期间,加工人员若需变更,须提供加工人员变更记录。

 

 

 

26

数字化任务完成后,对有监控记录的进行加工监控视频回放检查。

 

 

 

27

档案数字化成果必须通过完整性、准确性、可用性和安全性检测,检测合格后双方办理数据交接手续。

 

 

 

注:是否合格一栏,合格,不合适

附件3

档案数字化成果检查记录

序号

档号

图片电

子全文

电子目录和

PDF电子全文

页数

检查人

检查日期

存在问题是否整改完毕

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

注:1.档号。按卷管理的档案档号一般是全宗号-目录号-案卷号-顺序号;按件管理的档案档号一般是全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-件号。

2.图片电子全文。若无质量问题无问题,若有质量问题以多选方式选填以下序号:图片格式不正确; 未采用 24 位彩色方式扫描和图片分辨率未达到 300DPI;图像的质量(清晰度、倾斜度)不符合要求;文件不能与实体对应;文件路径、命名错误;文件不完整(内容不完整,未按页码顺序排列,有错页、漏页、掉页、多页)等,文件不能打开。

3.电子目录和 PDF 电子全文。若无质量问题无问题 ,若有质量问题以多选方式选填以下序号:电子目录著录不正确;PDF 文件未进行全文识别;文件不能与实体对应;文件命名错误;文件不完整(内容不完整,文件内页码排列混乱,有错页、漏页、掉页、多页)等,文件不能打开。

3.检查日期格式按照档案著录标准填写,例如20170503

4.如检查中发现图片电子全文、电子目录和 PDF 电子全文有误,整改完毕后需在存在问题是否整改完毕栏备注整改情况,整改完毕填,未完成填


 

附件4

档案数字化外包综合验收及结论

 

项目名称

 

项目总金额(元)

 

数据总量

合格率(%)

电子目录(条)

 

 

 

PDF电子全文(个)

 

 

 

TIFF电子全文(页)

 

 

 

验收内容

验收要求

是否合格

电子目录总条数

与传统载体档案目录数目一

 

电子全文总页数

与传统载体档案已加工的页

数一致

 

档案实体安全

传统载体档案未因数字化加

工造成破坏,未缺失,装订符合要求

 

安全验收记录

每一项都合格

 

检查记录

整改后图片电子全文和电子目录与PDF电子全文合格率均达100%。

 

数据安全

做好数据库备份,载体、存储格式和标识符合攀档发〔2016〕31 号文及本文规范;项目完成后, 施工方自带 (备)的硬盘、移动存储介质以及无法确保数据可靠清除的设备,移交业主方保管或销毁处理。

 

 

 

测评人(签字):

年 月 日

 

 

 

 

验收组成员名单

验收组

职务

单位名称及职务

姓 名

本人签名

组长

 

 

 

副组长

 

 

 

成员

 

 

 

成员

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

验收意见:

 

 

验收结论:

(一)验收合格( )

(二)验收不合格( )

组长(签名):

年 月 日

 

 

施工单位:

 

 

 

 

 

年 月 日

 

 

业主单位:

 

 

 

 

 

年 月 日

 

注:1.测评人为档案安全和数据检查经办人。

2.验收结论:在对应结论的括号内写

 

 

攀枝花市西区司法局  主 办

攀枝花市西区党政网管理中心  承 办