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谈电子化会计档案管理存在的问题与对策
  发布时间:2017-04-13  点击次数:

电子会计档案管理存在的问题与对策

 

摘要:随着信息技术的快速发展和管理要求的不断提高,会计电算化所产生的电子化会计档案对档案管理部门提出了新的要求,文章通过分析电子化会计档案的特点及保管存在的问题,提出了推进电子化会计档案管理工作顺利开展的建议和措施。

关键词:会计 电子化会计档案 档案管理

 

会计档案是重要的经济档案,随着会计电算化技术的广泛应用,会计档案的产生与保管也随之发生了根本性的变化,会计手工操作转变为以计算机为依托的电子格式文档记账如何通过现代电子信息技术这个平台将会计各项信息进行流转、归档、存储等进行有效管理和有机结合,是会计档案工作当前最迫切需要解决的问题。

1、电子化会计档案的概念

会计档案是国家档案的重要组成部分,也是各单位最重要的档案资料之一,与传统的会计档案相比,电子化会计档案是指以磁性介质形式储存的会计核算的专业材料,是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据,它包括电子凭证、电子账簿、电子报表、电子文档、会计操作相关软件及说明,其他电子会计核算资料等。

根据现有的财政部国家档案局[发布文号](98)财会字第32号关于《会计档案管理办法》中,其中第十二条规定“采用电子计算机进行会计核算的单位,应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的,由国务院业务主管部门统一规定,并报财政部、国家档案局备案。”显然此规定已远远不能满足电子信息化时代下会计档案管理的要求。

2、电子化会计档案的特点

2.1电子化会计档案的载体多样性

传统会计档案包括原始凭证、记账凭证、日记账、明细账、总账以及报表等会计核算纸质材料。一个单位每个会计期间的会计档案都要按一定的要求排列,连同各种附件定期加其封面,装订成册,耗费了大量的时间和空间,查找十分不便,又易于毁坏。实行会计电算化以后,产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件,电子化会计档案包括电子化会计凭证、账簿和报表等数据,相应电算化环境下的计算机系统软件、财务软件及其开发文档等内容。实行电算化会计,大部分会计档案的物理性质发生了变化,由手工会计下纸质的会计档案变为磁性介质的电子会计档案。这些会计档案都存放在软盘或硬盘等物理设备中,这些设备的存贮密度,是以往任何一种会计档案所不能比拟的,并具有查询速度快、检索能力强,可以快速传递会计信息的特点。

2.2信息处理的便易性和较高的保存条件

电子化会计档案的载体不是传统的纸张而是磁性介质,因而具有体积小、质量轻等特点,但与传统的会计档案相比,电子化会计档案管理工作依赖于计算机系统,传统的会计档案直观性强,人们可以不借助任何技术手段而直接查看到会计信息,而电子化会计档案必须在特定的计算机硬件和软件环境下才可重现,同时,会计电算化后,传统的纸质会计档案还保留着,这两种介质档案,其保存手段、保管条件都不一样,为管理工作也带来难度。因此,电子化会计档案的保管除档案柜、计算机、磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等硬件设施外,还要借助电脑软件技术支持才能得以完成。

2.3电子化会计档案的风险更大,对安全性、完整性要求更高

与传统的会计档案相比,电子化会计档案因其信息的电子化,大大提高了会计档案的利用效率,便于会计档案信息的资源共享,但电子化会计档案备份消失和复制都很容易,具有易破坏,难留痕迹的特点,加大了会计档案被篡改、破坏的风险。

电子化会计档案的风险主要有以下几个方面:

一是真实性风险。由于电子化会计档案具有易改性,在其形成和使用过程中,如果不采取控制措施,极易不留痕迹地改动资料信息;另外,电子化会计档案信息的软硬件依赖性,在软硬件平台的不断升级中,电子化会计档案要随之迁移,迁移过程中会造成某些信息的变化或丢失,从而影响电子化会计档案的真实性。

二是识读性风险。电子化会计档案的识读性风险是指电子化会计档案的不可读,即资料经过存储、传输、压缩、加密、转存、载体转换、系统迁移等处理后无法识读,无法以可以理解的方式输出,包括文件打不开,或者打开之后是乱码,或者部分信息无法显示等。造成电子化会计档案不可读的直接原因可能来自文件的编码系统和解码系统不兼容、密码或密钥丢失、文件部分信息不全、病毒侵害、链接对象的变化、存储设备损坏等。

三是保密性风险。

由于网络的公开性、计算机系统的脆弱性,加之电子化会计档案的特性等都对电子化会计档案的保密问题构成威胁,这些都使得电子化会计档案与传统的纸质档案相比,泄密问题更容易发生。

3、电子化会计档案管理现状及存在的问题

根据财政部印发的《会计档案管理办法》通知(财会字[1998]32号)精神,各单位每年形成的会计档案,应当由会计机构按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册,移交本单位档案机构统一保管;未设立档案机构的,应当在会计机构内部指定专人保管,采用电子计算机进行会计核算的单位,应当保存打印出的纸质会计档案。目前,我国电子化会计档案管理的工作基本上还处在起步阶段。

3.1电算化会计档案管理制度不够健全。

随着企业规模的不断扩大,会计档案的内容也不断增多,对外部环境的要求也在提高。可很多单位没有意识到这方面的重要性,认为电算化的会计档案管理系统只是数据处理的工具,对电算化会计档案管理的编辑、收录、查阅以及销毁全过程仍采用手工系统制度。这样一来,并没有完全发挥电算化会计档案管理应有的信息化作用。

财政部印发的《会计档案管理办法》通知中提到,具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的,由国务院业务主管部门统一规定,并报财政部、国家档案局备案,目前还没有看到相关报道。大部分单位只建立有传统的纸质会计档案。

虽然已分类造册,但部分会计账簿、会计凭证、会计报表等会计档案全宗号、目录号、案卷号都不齐全,还谈不上电子化会计档案的管理工作。

3.2 单位领导对会计档案管理重视程度不够

许多单位领导对会计档案管理工作的理解仅限于会计档案的归档、存放、查档及到期销毁,在单位财务部门没有专门设有会计档案归档岗位,认为会计档案归档是档案部门的事,会计人员只要负责记好账就好,并没有意识到通过科学有效的会计档案管理,可以折射出单位有用的会计信息,可作为单位领导作出经济决策的重要依据。

有一部分单位实行会计电算化系统中打印的纸质会计档案和电子化会计档案备份数据并存归档。档案的利用只是针对纸质会计档案,因为档案管理部门缺乏会计电算化的硬软件条件,电子化会计档案备份数据无法使用。

3.3会计档案管理人员在电子化档案管理方面的专业素质不高

单位会计档案是一种专门档案,涉及会计和档案管理两个方面的专业知识,电子化会计档案管理人员既要懂会计专业知识,又要懂得档案业务知识,还要懂得计算机操作知识,负责电子化会计档案立卷归档工作,但许多单位都缺乏这几方面都能够胜任的电子化会计档案管理专门人员,无形中使得财务会计工作与会计档案工作相脱节,严重影响了会计档案管理的工作效率。

3.4电子化会计档案资料更易复制、易更改、易泄密

电子介质之间复制更改简单、快捷,并且不易被人发现,不留痕迹。而纸质的会计档案数据,字迹容易鉴定,有直观可视性,这就决定了信息化会计档案管理这方面的要求远比纸质会计档案要提升许多。同时,随着计算机网络技术的不断更新与进步,计算机网络病毒的攻击力越来越强,使得会计信息的重要数据容易被破坏,甚至被非法窃取,这就严重阻碍了单位的工作发展。

4推进电子化会计档案管理工作顺利开展的建议和措施

4.1完善信息化会计档案管理的各项制度。

首先对会计档案资料实行电子文件与纸质文件“平等两条线”制度,将两者进行同步归档。其次,建立信息化会计档案网络安全管理制度。网络安全是会计档案的生命线,也是对其提出的最基本的要求。建立一套安全有效的会计档案管理制度,可以通过多层权限管理、加设多层密码、加强密码设置的安全性、安装正版防毒工具等有效措施,使单位系统内部的机密重要数据得到安全保护,不被非法访问、窃取、冒用。最后,建立严格的会计档案使用权限管理制度,既要防止内部人员对外泄密,也要防止外部人员向内窃取。

4.2从源头抓起,做好做细日常会计档案管理工作

首先,对电子设备程序时时进行更新与维护,由于计算机的更新换代的速度快,从而导致了会计档案所依赖的电子信息技术都变成了过时的技术,因此,只有不断对电子档案信息进行更新与升级,才不会被新技术淘汰;其次,定期对会计电子档案进行备份。建议采用AB备份法对数据进行双重备份,并存放在不同的地点,以防止意外灾害级整个信息化系统造成无法挽回的后果。再有,注意电子档案的存放方式。由于会计档案对周围环境要求苛刻,采用磁性介质保存的会计档案要防水、防火、防尘、防磁,这就体现了电子档案管理的脆弱性。如果存放不当,就有可能造成会计档案信息的销磁或者数据的丢失,所以应当将这些电子档案资料远离磁场、远离不利之处。

4.3注重综合型人才的引进和培养

作为一名优秀的复合型人才,应当将相关技能集于一身,既要精通会计的专业知识,也要熟练掌握一定的档案管理技能,同时还是具备计算机方面的信息处理技术。因此,单位应加大力度加大成本引进和培养这类人才。不仅如此,随着相关技能的不断更新改革,做好相应的继续教育培训,为单位建立高效良好的会计档案信息系统创造条件。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

参考文献

 

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