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攀枝花市西区档案馆2010-2012年档案利用分析报告
  发布时间:2013-11-06  点击次数:

 

攀枝花市西区档案馆2010-2012年档案利用分析报告

 

攀枝花市西区档案局(馆)  余元君

 

西区档案馆截止2012年底,共藏81个全宗、44470卷、39026件档案,2010年至2012年三年间,共提供利用1985人次12012卷(件),其中2010年提供利用637人次2000卷(件),2011年提供利用672人次4500卷(件),2012年提供利用676人次5512卷(件)。

从利用者来看,主要是机关和个人;从利用目的来看,主要是政策查询、编史修志、解决纠纷、婚姻情况、编制工资职称、机构人员实名制等;从利用效果来看,98%左右使利用者满意。从档案利用来看,民生档案是查阅利用重点,婚姻档案、民事案件档案占档案利用总量的70%;其次因项目审计的需要,会计档案的利用量也比较多,约占15%;政策类文件及涉及职工个人利益的编制、工资、职称等约占10%;编史修志等查考约占5%

为做好档案查询利用服务工作,西区档案馆一方面在服务环境上下功夫,一是设置了座椅、报刊架、饮水自取处,为服务者提供舒适的休息等待区;二是建立完善了档案管理的24项制度并发布在公众信息网上,对各类档案的查询利用手续进行了规定;三是设置政务公开栏,对档案查询利用办理科室、办理人员、查询手续、联系电话及查询利用收费等作了公示;四是开展了节假日查档服务和电话查档服务,并在网上进行了公告;五是大力加强查档工作人员的服务水平,坚持热情服务、主动服务、来有迎声、走有送声,同时将办事群众的满意率和查准率列入对工作人员的考核内容。另一方面,西区档案馆结合档案服务体系、资源体系、安全体系建设的要求,大力提高馆务水平,一是对馆藏档案规范管理,科学保管,做到档号编制科学规范,全宗名册规范,全宗卷内容齐全,八防措施得力;二是建立有方便快捷的检索体系,馆藏档案80%实现了目录数据检索,同时全引目录、卷内目录齐全,部分还实现了计算机全文查阅;三是大力开展具有地方特色档案资料的征集,不断改善馆藏结构,三年共征集980件;四是将利用率高的民生档案进行提前接收进馆,全区2007年前的婚姻档案计16571315  件已接收进馆,法院2008年前的民事、诉讼档案共11939卷已寄存在我馆,支付中心2001-2010年的18805卷会计档案已寄存在我馆,同时346件林权档案、371卷土地承包档案已提前接收进馆,极大地方便了群众的利用;五是加快档案信息化建设,配备了计算机、打印机、复印机、扫描仪、照相机、服务器等设备,安装了馆版软件,在建立馆藏档案目录数据库的基础上逐步对馆藏档案进行数字加工,为利用者提供更快捷、准确、方便的服务。

在提供档案查询利用中,我们也感到有一些不足。一是馆藏内容单一,90%以上是党政机关档案,而要查询工龄或者知青档案我们不能完全提供,让利用者很失望;二是我们的检索手段还未跟上现代化的步伐,还基本停留在计算机半检索、人工翻目录、爬楼梯进库房提档案、打字出证明或复印原件的落后步伐,远远不适应数字档案和快捷准确提供利用的要求;三是在现有全宗中,个别单位不注重档案资料的收集归档,致使多年后在档案馆中无从查找,如机构设置及定编批复、任职调动文件、职称评定等。

为更好地提供档案利用,在今后的工作中要重点抓档案资源体系建设。常言到:有源才有水,有水才有活。如果“水”是档案,那“活”就是档案利用者的满意,那“源”就是档案资料的收集。档案材料的收集在目前首先强调各基层档案室档案资料的收集,档案业务指导人员要加大对基层档案室档案资料收集的指导监督力度,要求将涉及“人”(包括任职、调动、工资审批、职称评定等)的档案资料必须从相关人员处尽数收集,同时指导建立内部档案收集制度,注重将部门相关职能职责履行材料从内部科室中尽数收集到档案室集中管理。其次要主动围绕西区的经济建设、专项工作、重大活动等提供档案服务、指导、监督,同时及时将创优秀旅游城市、先进性教育、科发观、城乡环境综合治理、矿业秩序整顿、林权改革、文物普查等专项工作档案及时接收进馆,不断充实馆藏内容;第三要加大具有地方特色档案资料的征集力度,开展新增档案接收单位和新增档案门类试点和深入,把现有的法院民事、诉讼档案寄存改为接收,同时开展部分学校档案接收,向区内市属企业试点接收或寄存或征集档案。另外为做好档案利用,我们还要抓好档案的信息化建设,目前西区各基层档案室的全文挂接率基本达到了100%,但馆藏档案的数字化进程还很漫长。

总之,我们要通过资源体系建设,不断丰富馆藏档案内容,为利用者提供“有求必有”的服务;要通过档案信息化建设,不断建立完善档案数字平台,为利用者提供“足不出户”的服务。这是西区档案馆建设的目标,也是西区档案人奋斗的动力。

 

 

                       

 

 

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