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提高馆藏质量 增强服务功能
  发布时间:2013-11-06  点击次数:

 

提高馆藏质量 增强服务功能

 

攀枝花市西区档案局(馆)  张献高

 

随着时代发展和社会进步,档案利用在推动地方经济社会发展、服务民生中发挥着越来越重要的作用。区(县)级档案馆作为一个保存本地区综合信息的基地和利用的中心,其馆藏质量的高低是档案作用发挥的关键所在。但由于种种主、客观的原因,目前我市绝大多数区(县)级综合档案馆的馆藏并不尽如人意,致使档案的利用工作效率不高。笔者结合多年工作实际,就如何提高馆藏质量、增强服务功能谈点粗浅的认识。

一、馆藏现状及问题

按照有关文件的规定,区(县)级综合档案馆所保存的是本地区党政机关、人民团体及企事业单位在各种社会活动中形成的有保存价值的各种门类的档案。然而由于起步较晚、建制不合理等储多原因,使我市区(县)档案馆的现有馆藏很难适应经济社会发展的需求,馆藏的结构存在着很多不合理性。具体表现为:

(一门类不齐。目前我市区(县)级馆藏档案普遍存在着文书档案所占比重过大的现象。笔者所在档案馆现有馆藏四万多卷,文书档案占总数的60%以上,且以党政机关的档案为主,而与之相应的科技档案和专门档案较少。文书档案收集得齐全完整,固然重要,但再齐全完整的文书档案所反映的历史面貌仍带有片面性。

(二)载体较少。目前我市各区(县)档案馆库房,主要存放纸质档案,而照片底片录音、录像、磁盘、光盘等载体的档案却相对较少。

(三)内容单一。在以纸质的文书档案是馆藏档案主体的前提下,其内容的单一在所难免。现有文书档案内容基本都是:党政会议记录、年度工作计划总结、综合报表、工作简报、调查报告、请示批复、干部的任免、职工的奖惩以及政策法规文件等,从这些材料中我们虽然也能了解一个单位的工作开展情况,但对其中的某一项业务的具体开展与发展变化,则只能了解梗概,因为更深入、更详细的记录只能从这项工作开展时所形成的科技档案或专门档案中找到。

(四)良莠混杂。由于档案干部文化水平和业务素质的限制,以及单位领导对档案工作不够重视,致使各单位形成的档案良莠不齐,存在储如重份文件归档立卷、保管期限划定不规范、重复进馆等问题,使馆藏质量大打折扣。

面对上述种种不合理性,笔者认为区(县)级档案馆的馆藏结构应该调整,提高质量,才能更好地服务地方经济社会发展。

二、对策及建议

笔者通过自身的工作实践,对解决馆藏优化的对策提几点看法。

对策之一:要突出特色。区(县)综合档案馆因其“综合性”,馆藏内容难免“大同小异”。寻求本馆与其他馆的不同之处,办出自己的特色。可从两方面着手,其一,是地方特色。即馆藏档案除应全面揭示本地区的历史面貌外,还应着重反映本地区的“地方特色”。如西区的煤化工及相关的工业生产、东区的钢铁钒钛生产及三产、米易的特色农业等,将这些反应地方特色的资料收集全,就是这个档案馆与其他馆的不同之处。当然,一个地区的特色不是一成不变的,档案馆收集地方特色档案必须及时了解动向,调整收集对象。其二,馆藏特色。馆藏特色重点突出某种门类或某种载体的档案收集整理,从而形成本馆的特色。如:有的档案馆收集了大量的照片档案;有的档案馆拥有本地区党政机关及所属单位在发展过程中多次变更了的印模档案;还有的档案馆建立了人物档案全宗,把本地区的知名人士在各种社会活动中形成的各类资料收集在一起,并为人物档案全宗开辟了一个专用库房。在实践中,地方特色与馆藏特色相辅相成,二者往往是互为依托,又互相补充,在突出地方特色的同时,自然而然地突出了馆藏特色,反之亦然。

对策之二:要提高质量。提高馆藏质量的办法应从以下三方面入手。第一,提高现有馆藏质量。对现有馆藏进行甄别鉴定,剔除无保存价值的案卷。做鉴定工作,馆藏量较小的馆应集中人力和时间,打一场歼灭战,经过鉴定,使馆藏案卷个个“货真价实”。馆藏量过大的馆则可分批进行,可与开放档案的审查,或计算机录入前处理工作同步进行。第二,把好进馆质量关。加强档案工作人员培训,提高业务素质和责任心,把重份文件立卷,保管期限划定不准确以及重复进馆等问题杜绝在进馆前。第三,加强馆藏信息资源的开发和利用。除馆内年满三十年的档案要按期向社会开放外,还可将“经济、科学、技术、文化等类”档案随时向社会开放。同时,做好编研工作。通过编研工作把散落在不同全宗,不同案卷的有价值的信息,分门别类编写成系统的参考资料。另处,还应建立科学的检索体系。根据不同的利用需求编制的检索工具,从不同角度揭示着馆藏信息资源,建立起一整套馆藏档案检索体系,有助于馆藏信息的开发和利用。

对策之三:拓宽馆藏信息领域。首先,根据《档案馆通则》中对区县级档案馆接收时限在“10年左右”的规定,可以考虑对一些重点部门或机关的接收时间适当提前,其提前的“度”掌握在3-5年为宜。其次,应建立本馆的目录中心,将各立档单位室藏中未进馆的永久和长期保管期限的各门类档案包括未到进馆时间的和不在进馆范围的目录集中起来。这样做可以通过档案馆的“中介”作用,使一些室藏档案提前产生社会效益。第三,收集与馆藏档案有关的各种资料,使之成为档案信息不可或缺的一种补充。如本馆根据馆藏编写的各种文件汇集和档案参考资料,其他部门或单位编写的与本地区有关的地方志、专业志、年鉴、统计数字汇集以及口碑性、传说性的文章、书籍。

 

 

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