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浅谈西区民生档案现状及管理措施
  发布时间:2013-11-06  点击次数:

浅谈西区民生档案现状及管理措施

西区档案局  肖俊

 

  要:党的十八大报告提出“在改善民生和创新管理中加强社会建设”,进一步扩大民生档案馆藏范围,提供优质档案便民服务,是西区档案局()未来510年加强和创新社会管理的重要举措。本文重点介绍了民生档案定义及分类、注重民生档案对构建和谐西区的意义、西区民生档案的现状及存在的问题等三个方面的内容,并结合西区档案工作实际对如何加强民生档案管理,提高档案利用效率进行了初步探索。

关键词:民生档案  现状  管理  措施

20079月,中共中央政治局候补委员、中央书记处书记、中央办公厅主任的王刚同志对做好民生档案工作作出重要批示:“近年来,各级档案部门积极指导建立民生档案,大力推动档案工作为人民群众服务,取得了良好的社会效益。希望国家档案局进一步总结经验,加业务指导,把服务人民群众的的档案工作做得更加富有成效,为积极构建社会主义和谐社会作出应有的贡献。”200712月国家档案局制发了《关于加强民生档案工作的意见》(档发[2007]12号),至此,民生档案成为各级档案部门的工作重点和服务民生的新亮点。

一、民生档案定义及分类

本文所指民生档案,是指机关、社会组织和个人形成的与人民群众利益直接相关的,包括社保档案、计划生育档案、婚姻档案、房地产档案、健康档案、人事档案、低保档案、优抚档案、残疾档案、涉农档案等与老百姓有直接利益的档案。

二、注重民生档案对构建幸福和谐西区的意义

(一)是服务民生的基础保障

为人民服务是社会主义道德建设的核心是建设服务型政府的根本出发点。扩大民生档案馆藏范围是西区档案馆服务民生的基础保障,有计划地将一些人民群众利用率相对较高的民生档案纳入进馆范围,是西区档案馆未来35年的发展目标。

(二)是实现伟大中国梦西区篇章的有利支撑

20121129,习近平总书记在参观《复兴之路》展览时,首次提出了“中国梦”这个概念。中国梦就是要实现国家富强、民族振兴、人民幸福。对于档案系统来说,实现伟大中国梦,就是要充分利用档案资源优势为人民群众服好务,提供优质的便民服务,为实现伟大中国梦西区篇章贡献档案人力量。

(三)是“三大主题教育”活动的有利落实

2012年年末到2013年年初,攀枝花市开展了以“思想大解放、作风大转变、工作大落实”为主题的教育活动,加强对涉民生档案部门业务指导,逐步扩大民生档案馆藏范围,已成为西区档案局(馆)转变工作思路、提升服务水平、落实国家档案局《关于加强民生档案工作的意见》的重要抓手和亮点工作。

三、西区民生档案的现状及存在的问题

()民生档案分布较广、种类较多,不利于统一管理
  民生档案与人们群众的生活息息相关,涉及多个部门的多个方面。在当今这个信息化的社会,许多领域、部门在为群众提供服务的同时都会或多或少会留下群众相关信息,形成档案、而这就形成了同一个人(社会群体)在不同部门同时有着多份不同类型的档案,这些档案往往以人为单位组卷(件),种类较多、数量较大,同时由于人的生活变化会造成这部分档案具有较强的动态性,往往在一年内会有多次变更,这无形中就给民生档案的查询利用带来诸多不便。

()同一类型民生档案可能存在多个形成部门,不利于查询利用

目前,许多部门,特别是与民生相关的部门从转变政府职能,服务便民的角度考虑,将本部门涉及民生的服务事项下沉到街道办事处、社区,比如:婚姻档案在民政局婚姻登记处和街道办事处都有,在法院还有诉讼离婚档案,当一对夫妇在法院离婚,要查阅一份完整的完整婚姻档案,就有可能需要到民政局和法院两个部门分别查询结婚和离婚档案,这就给这类档案的查询带来不便。

()各部门档案管理条件有限,而许多民生档案尚未纳入移交进馆范围

第一,目前西区大多数民生档案都保管在其相应的部门,有的部门有专门的档案室,而有的部门民生档案由其职能科室保管。这些档案室往往条件有限,无防虫、防水措施、无恒温设备,管理技术也相对落后,这都不利于档案的长期保管,许多民生档案的管理期限是长期或者永久,普通档案室根本无法确保民生档案的长期保存;第二,许多民生档案的接收进馆范围没有明确,不能给这部分民生档案的移交进馆提供有力的依据;第三,目前西区档案馆各库房接收能力有限,大量的接收民生档案会远远超出馆藏接收范围。

(四)民生档案数据化程度较低

 由于民生档案分散于各个部门(单位),管理水平和档案保管硬件设施参差不齐,各单位档案员业务水平也不尽相同,就导致部分民生档案信息数字化、信息化程度较低,无法实现档案快速检索,便捷利用的目的。

四、西区民生档案综合管理措施初探

针对民生档案存在的上述各种问题,结合西区档案工作实际,应当做好以下几方面工作:
  
(一)深入调查,排除摸底

目前西区档案馆馆藏中民生档案主要是婚姻档案、改制破产企业档案,土地承包档案三类,绝大多数民生档案还分散存放在其主管单位,要进一步扩大民生档案馆藏范围、提高民生档案利用率首先就是要深入各单位基层档案室实地调研、排查,研究,摸清各单位所涉及的民生档案种类、数量、保管现状、利用率等方面的情况;其次,要对各单位民生档案的具体情况进行分析,比如,是否存在同一档案一年内会出现多次变更、档案主管单位对相应民生档案是否存在较高利用率等不适宜进馆的情况,同时根据实际情况对各单位民生档案按照类、归档年度、保管期限、信息化建设、利用情况、是否适宜进馆等信息进行细化分类,做到心中有数,为民生档案的进馆和对各单位的业务指导打下基础。

(二)综合考虑,合理划定进馆范围
  民生档案由于分布广、情况复杂,有许多问题需要考虑:一是看群众对其有利用需求是否较大。档案管理的最终目的的提供利用,接收进馆档案的第一标准就是是否存在利用需求,按照《中华人民共和国档案法实施办法》,档案自形成之日起满10年向县级国家档案馆移交,因此只存在短期需求的档案是不需要移交进馆的,同时西区档案馆馆藏容量有限,这也是不得不考虑的问题;二是看档案主管单位是否存在对同一档案一年内会出现多次变更的情况,这类档案进馆,无论是对其主管单位还是对办事群众都会带来不必要的麻烦。因此在接收民生档案前一定要事先做好调查,合理划定进馆范围。

(三)适当采取统一管理,分散保存的方式

针对不适宜进馆或者短期内不适宜进馆的民生档案,区档案馆要采取统一管理,分散保存的方式,及由档案馆派专人对各涉民生档案管理单位做业务指导,定期组织档案员进行业务培训,按照统一的档案管理标准由各单位分别管理相应民生档案,在适当的时候移交进馆。这类民生档案主要集中在学籍、社会保险、医疗卫生、房地产、民营企业等方面。

(四)进馆档案全部数字化,实现快速检索

针对已经进馆或者即将进馆的民生档案,要加速完善档案数字化,一是已进馆而未数字化档案,由档案馆组织专人进行数据录入。二是计划入馆的档案由档案馆作相应指导,在进馆前完成档案的数字化。最终实现全馆档案的数字化检索。

 

 

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