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设备档案整理步骤有哪些方面?
  发布时间:2013-11-19  点击次数:

 

一、收集

单位购置的电脑、打印机、空调、复印机、相机、摄相机

等设备的随机文件,一般有使用说明书、保修证、线路图、操作手册,安装光盘、驱动程序光盘、合格证等

二、整理

具体可参见《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T 118222008:以件为单位整理。

(一)排列并编件号

把同一个设备材料成套的集中排列在一起,接着排第二个设备材料,直到一卷盒装满为止。依次在卷盒内的每一份材料首页的右上角空白处加盖归档章,并填写相关项目。

归档章样式:

档号

序号

0012S001

001

 

档号:全宗号-分类号-案卷号。如0012S001

序号:依次标注卷内文件排列顺序。

(二)卷内科技文件页号编写

1案卷内科技文件以件为单位编写页号,以有效内容的页面为一页。单面书写的科技文件材料在其右下角编写页号,双面书写的科技文件材料,正面在其右下角,背面在其左下角编写页号。图样页号编写在标题栏外。

2已有页号的文件可不再重新编写页号。

3卷内目录、卷内备考表不编写页号。

(三)填写档案盒的封面及脊背(见图A1、图A2

1、案卷题名:应简明、准确地揭示卷内科技文件的内容,设备仪器名称、文件类型名称等。

2、立卷单位:应填写负责组卷部门或单位。

3、起止日期:应填写案卷内科技文件形成的最早和最晚的时间---年、月、日(年度应填写四位数字,下同)。

5、密级:应填写卷内科技文件的最高密级。

6、档号: 由全宗号-分类号-案卷号组成。

7、案卷脊背编制

案卷题名、保管期限、档号,填写方法同前

三、录入“四川省电子文档管理系统”

(一)点“档案著录”中的“案卷著录标引” → 点“添加”→档案类别“科技档案” →二级类目“设备仪器管理” →保管期限“短期” →年度“20XX” →题名卷盒封面的案卷题名 →文件开始时间→文件截止时间→件数(该卷盒内文件份数)→载体数量(该卷盒内所有文件页数总和)→点保存。

著录格式如下图

 

(二)点“卷内文件著录标引” 点“添加” →著录“页数题名(指卷盒内文件的题名)、责任者、成文时间→点“保存” →继续点“添加”录入下一份文件,直到该卷盒内所有文件录完。

著录格式如下图

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(三)打印卷内文件目录(见图A3)→点“打印” →报表名称处选择“卷内文件目录(科技档案)” →点“全部记录”→点“打印”。 一份放入设备档案盒最前面,一份加个“全引目录”封面(表2)后装订成册,作为检索工具放入全引目录盒内。

(四)打印案卷目录(见图A5):所有设备档案著录完毕后,在案卷著录标引”中点“查询” →点“分类查询”如:档案类别选“科技档案”、二级类目“设备仪器管理”→查询→点“打印”→报表名称处选择“科技档案案卷目录” →选择“打印全部”→打印→加案卷目录封面装订成册放在案卷目录盒内。

四、编制卷内备考表(见图A4

1卷内备考表应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。

2、立卷人:应由立卷责任者签名。

3立卷日期:应填写完成立卷的时间。

4检查人:应由案卷质量审核者签名。

5互见号:应填写反映同一内容不同载体档案的档号,并注明其载体类型。

6档号:填写方法同前。

7卷内备考表,应排列在卷内全部文件之后。

 

 

附录A

(规范性附录)

案卷编目式样

 

220

档号:

60

文本框: 310文本框: 45文本框: 3×15 

 

 

 


               

:

 

 

 

 

 

 

 

 

案卷题名

 

 

 

 

 

立卷单位

 

 

 

起止日期

 

 

 

保管期限

 

 

 

   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

单位统一为mm

比例12

  

 

 

 

 

 

 

保管期限

 

 

 

 

 

档号

 

 

 

 

 

 

案卷题名

 

 

 

D

文本框: 50文本框: 20 文本框: 310文本框: 180文本框: 50文本框: 20 文本框: 115

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

           

D=102030405060

单位统一为mm

比例12

 

A2 案卷脊背式样


A4 卷内备考表式样

 


 

 


 

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

案卷目录

 

 

 

 

 

 

序号

档号

案卷题名

25

210

文本框: 297文本框: 35

总页数

保管期限

备注

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                       

单位统一为mm

比例12

 

A5案卷目录

 


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

20

20

10

25

210

文本框: 297文本框: 35文本框: 20文本框: 15×15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

档号

 

卷内目录

 

 

 

 

 

 

序号

文件编号

责任者

日期

页数

备注

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                       

单位统一为mm

比例12

 

A3卷内目录式样

 


210

25

文本框: 297文本框: 35 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


:

卷内备考表

档号:

 

 

 

 

 

 

互见号:

 

说明:

 

 

 

 

 

 

 

 

立卷人:

       

检查人:

       

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

单位统一为mm

比例12

 

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