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会计档案整理步骤有哪些方面?
  发布时间:2013-11-19  点击次数:

 

一、收集

序号

档案名称

保管期限

财务报告类

 

1

决算报表

永久

2

月、季报表

5

会计账簿类

 

3

银行存款帐、现金日记账

25

4

总帐 、明细帐

15

会计凭证类

 

5

会计凭证

15

二、整理

(一)决算报表

1、按“卷”整理。一册(本)为一卷,编制一个档号,档号构成:全宗号-目录号-案卷号,如西区档案局2001年决算报表档号为0012-003-019,则2012年的决算报表档号为0012-003-020

2、编页号:以有效内容的页面为一页。单面书写的文件材料在其右上角编写页号,双面书写的文件材料,正面在其右上角,背面在其左上角编写页号。

3、填写会计档案盒的封面及盒脊

1 ) 全宗名称:全宗名称相当于立档单位的名称,填写时和会计凭证盒正面上的单位名称要求一致。
   
2)案卷题名:由整理会计档案的人员自拟。案卷题名应准确概括本盒会计档案的形成单位、时间、内容、类别,如:
攀枝花市西区档案局2012年度决算报表”

3)起止时间:填写形成本盒会计档案的起止年月日。

4)卷数、张数:填写本盒内会计档案的总卷数和总张数。

5 )保管期限:按照《会计档案保管期限表》填写该盒会计档案的保管期限。
   
6)全宗号、目录号:如西区档案局全宗号0012、年度决算报表目录号003

7)案卷号:填写本盒内会计档案的案卷号或案卷起止号,在案卷起号和止号之间用隔开。
   
8)盒号:暂不填。
   
9)填写会计档案盒盒脊项目。

4录入“四川省电子文档管理系统”

1)点“档案著录”中的“案卷著录标引” → 点“添加”→ 档案类别“会计档案” →二级类目“财务报告类” →保管期限“永久” →年度“2012” →题名“攀枝花市西区**2012年决算报表” →文件开始时间→文件截止时间→件数(该卷盒内文件份数)→载体数量(最后一个页号)→点保存。

著录格式如下图

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

      2)打印案卷目录:所有决算报表著录完毕后,在案卷著录标引”中点“查询” →点“分类查询”如:档案类别选“会计档案”、二级类目“财务报告类”、保管期限“永久”→查询→点“打印”→报表名称处选择“会计档案案卷目录” →选择“打印全部”→打印→加案卷目录封面(表1)装订成册放在案卷目录盒内。

(二)会计账簿

1有页号的可不再另编页号。

2其他操作与决算报表一样,只是目录号不同。银行存款帐、现金日记账使用同一目录号,案卷号连续编。如西区档案局2011004目录号的银行存款帐案卷号为012、现金日记账案卷号为013,则2012年的银行存款帐档号为0012-004-014,现金日记账的档号为0012-004-015

3如果银行存款帐、现金日记账几年记在一个账簿上的,则用完后归档。(最多两年使用一册账簿)

4总账、明细账与银行存款帐、现金日记账操作步骤一样,只是目录号不同。

5录入“四川省电子文档管理系统”

步骤同“年度决算报表”,只是二级类目选“会计账簿类”.

(三)会计凭证

1、排列:按年度的先后排列,同一年度内按月份的先后排列。

2、会计凭证的编号:

每本凭证一个档号,如西区档案局2011年会计凭证最后一个档号为0012-006-109,则2012年第一本凭证档号为0012-006-110,第二本为0012-006-111,以此类推,全部编完,年度与年度之间拉通编。会计凭证封面有档号的填在档号处,没有档号的填在会计凭证封面左上角空白处。

3、装盒并填写:

编号完成后,按顺序装入会计档案凭证盒,装满一盒再装下一盒。填写会计档案凭证盒封面及盒脊。根据会计凭证封面的有关项目对应填写,填写方法与会计凭证封面一致。

1)单位名称:填写形成会计档案的单位名称,必须用全称或通用简称。如“攀枝花市西区档案局”。
   
2)会计凭证名称:填写能够反映会计凭证用途或内容的名称,如:“收款会计凭证”、“付款会计凭证”、“转账会计凭证”或“基建会计凭证”、“工会会计凭证”、“预算外会计凭证”等。
   
3
 时间:填写本盒会计凭证所属年月。
   
4
 起止时间:填写本盒会计凭证的起止年月日。

5 归档时间:填写单位内财务部门向档案部门移交会计档案的年月。
   
6) 立卷人:填写整理本盒会计凭证的人员姓名。
   
7) 保管期限:根据财政部和国家档案局1998年颁布的《会计档案保管期限表》确定填写该案卷的保管期限。
   
9)全宗号:填写档案馆给立档单位编制的代号。

10) 目录号:填写全宗内案卷所属目录的编号,在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号。
   
11)案卷号:目录内案卷的顺序编号,在同一个案卷目录(或分类体系的最低一级类目)内不允许出现重复的案卷号。
   
12
 会计凭证盒盒脊填写方法
   
盒脊项目与正面有关项目对应填写。

4、录入“四川省电子文档管理系统”

步骤同“年度决算报表”,只是二级类目选“会计凭证类”,并录入凭证起止号。

三、移交

根据《会计档案管理办法》的规定,从2012年开始各立档单位应将当年形成的会计档案,由会计机构按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案案卷目录,在会计年度终了后,可暂由会计机构保管一年,期满之后,应当由会计机构编制会计档案移交清单(表3)一式四份,严格按要求填写,当事双方各执一份,一份放入文书档案存10年,一份放入全宗卷的第三盒“档案收集”类。并同会计档案案卷目录一起移交本单位档案机构统一保管。

 

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