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光盘档案整理步骤有哪些方面?
  发布时间:2013-11-19  点击次数:

 

一、收集

(一)“四川省电子文档管理系统”软件及其导出的“档案数据交换目录”或备份的“四川省电子档案系统数据备份”刻录的光盘。

(二)本单位各部门将使用的工作专用软件(如:财务软件、统计软件、行业专用软件等)及所产生具有保存价值的电子数据刻录的光盘。

(三)其他需要保存的光盘

注意:需数字化的录音电子全文规定为:选用44.1kHz作为声音采样标准,对于DVD中的声音选用48kHz,电子全文存储格式为WAVMP3格式;需数字化的录像电子全文规定为: 影像档案数字化的数据传输率应不低于4Mb/S,电子全文存储格式为MPEG-2MPEG-4AVI格式。

二、盘面编号、制作并打印光盘标签、装入光盘档案盒。

(一)盘面编号:按时间先后顺序编制,用油性笔在光碟上书写该光碟的档号,格式:全宗号光盘张号。

:0077-光盘-1

(二)制作并打印光盘标签:

数量:指光盘中包含的文件数量总和。

点击“我的电脑”,鼠标指向光盘,点右键,点“资源管理器”,鼠标指向光盘中第一个文件夹,点右键,点“属性”,即可查找到“包含*个文件”。依次查找完该光盘所有文件夹包含的文件数量,最后计算总和。

光盘标签例1               光盘标签例2                             

0077-光盘-1

 

0077-光盘-2

数据起止时间

20080101-20081231

备注

 

数据起止时间

20090000-20101231

备注

内容

西区林业局文书、会计、照片、实物档案数据交换目录

 

 

内容

攀枝花市西区林权制度、退耕还林软件及数据

 

数量

124

 

 

数量

35

 

操作平台软件名称版本

Win 98以上操作系统/四川省电子文档管理系统(单机版V3.5)

 

 

操作平台软件名称版本

WinXP操作系统

 

拷贝时间

20090120

 

 

拷贝时间

20090624

 

三、把光盘和光盘标签装入光盘档案盒。

四、录入“四川省电子文档管理系统

(一)档案著录,点电子档案著录,点添加,在“二级类目/机构或问题”处选择“光盘”,保管期限”为永久。

著录格式如下图:

(二)点“打印”,选择“电子档案目录”,一份放入光盘档案盒最前面,一份加个“电子档案目录”封面后装订成册,作为检索工具放入全引目录盒内。

 

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