光盘档案整理步骤有哪些方面?
发布时间:2013-11-19 点击次数:
一、收集 (一)“四川省电子文档管理系统”软件及其导出的“档案数据交换目录”或备份的“四川省电子档案系统数据备份”刻录的光盘。 (二)本单位各部门将使用的工作专用软件(如:财务软件、统计软件、行业专用软件等)及所产生具有保存价值的电子数据刻录的光盘。 (三)其他需要保存的光盘 注意:需数字化的录音电子全文规定为:选用44.1kHz作为声音采样标准,对于DVD中的声音选用48kHz,电子全文存储格式为WAV或MP3格式;需数字化的录像电子全文规定为: 影像档案数字化的数据传输率应不低于4Mb/S,电子全文存储格式为MPEG-2、MPEG-4、AVI格式。 二、盘面编号、制作并打印光盘标签、装入光盘档案盒。 (一)盘面编号:按时间先后顺序编制,用油性笔在光碟上书写该光碟的档号,格式:全宗号—光盘—张号。 例:0077-光盘-1 (二)制作并打印光盘标签: 数量:指光盘中包含的文件数量总和。 点击“我的电脑”,鼠标指向光盘,点右键,点“资源管理器”,鼠标指向光盘中第一个文件夹,点右键,点“属性”,即可查找到“包含*个文件”。依次查找完该光盘所有文件夹包含的文件数量,最后计算总和。 光盘标签例1: 光盘标签例2:
三、把光盘和光盘标签装入光盘档案盒。 四、录入“四川省电子文档管理系统” (一)点“档案著录”,点“电子档案著录”,点“添加”,在“二级类目/机构或问题”处选择“光盘”,“保管期限”为永久。 著录格式如下图: (二)点“打印”,选择“电子档案目录”,一份放入光盘档案盒最前面,一份加个“电子档案目录”封面后装订成册,作为检索工具放入全引目录盒内。 |
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