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照片档案整理步骤有哪些方面?
  发布时间:2013-11-19  点击次数:

 

一、收集

同一主题(活动)的数码照片选1-2张主题鲜明,背景、人物清晰的洗成5纸质照片(特殊的除外)归档。由具体业务部门承办人员及时编写说明(可另纸书写),包括时间、地点、人物、事由、摄影者、背景等后,及时向档案室移交归档。

(一)题 名:

题名应简明概括、准确反映照片的基本内容:人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。由于题名中字数限制,也可把时间、地点、摄影者写在专门的项内,背景和人物说明可补充在文字说明中。其中反映重要人物的照片还必须标明人物的姓名、身份、在照片中的具体位置,如“张**市长(中一)在2006 年全市档案工作会议上作讲话”。注意不能把题名当做作文标题,而把具体内容都写在文字说明里。

(二)照片号:

照片号一般按照照片拍摄时间排列,由档案员编制。

照片号格式:全宗号保管期限代码张号;

保管期限代码:Y“代表永久。

张号:张号是指在某一全宗某一保管期限内照片的排列从1开始的顺序编号。

示例:0012-Y-001

注意:为了便于利用和保管,照片背面填写对应照片号;由于不著录档号数据无法保存,则档号与照片号录成一样。

(三)时 间:

照片的拍摄时间用 8位阿拉伯数字表示,第14位表示年,第56位表示月,第78位表示日。示例:195332日写作19530302

(四)摄影者:

摄影者一般填写个人,如不是本单位的,必要时可加写单位。

(五)文字说明:

仅对题名未及内容作出补充,如背景、人物介绍等。其他需要说明的事项亦可在此栏表述,例如照片归属权不属于本单位的,应注明照片版权、来源等。

二、整理

把照片按照片号顺序装入照片档案盒,并填写相关栏目。

三、录入“四川省电子文档管理系统”

(一)点“档案著录”中的“照片档案著录”中的“文件级”。

著录格式如下图

注意:需扫描的照片电子全文规定如下:以常见5寸照片大小(12.5cmX8.5cm)为参照,统一采用600dpi,待扫照片大小为5寸照片的N分之一,则扫描线数变为5寸照片的N倍,即Nx600dpi;相应的,假设待扫照片为5寸照片的N倍大小,则我们的扫描线数可相应变为5寸照片的N分之一,即600/N dpi。照片电子全文存储格式为TIFFJPEG格式。

(二)打印目录点“打印”,选择“册内照片目录”打印后放在照片档案册内最前面。

(三)选择“照片档案基本目录”打印后加个“照片档案基本目录”封面后装订成册,作为检索工具放入全引目录盒内。

 

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