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2001年以后(包括2001年)的文书档案整理步骤是怎样的?
  发布时间:2013-11-19  点击次数:

 

一、认真阅读《归档文件整理规则》(P196-202

二、划分年度

(一)以文件材料的落款日期来划分年度

(二)如无日期的,结合内容估计日期加以确定。

三、划分保管期限

(一)2001-2006年度分永久、长期、短期;2007年以后分永久、30年、10年。

(二)具体划分参见国家档案局令 第8号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(P109-P118)及本单位保管期限表。

补充内容:

1 本级党的代表大会(含纪检)、人民代表大会、政治协商会议,工会、共青团、妇联代表大会的文件材料(针对主办机关,参会者带回的材料不归档)

(对人大议案、政协提案的答复及办理结果归档时,人大、政协机关必须归档,保管期限为永久;主要承办机关其保管期限定为永久,其它协办机关归档时可以定为30年。)

2会议记录和会议纪要是两个文种,保管期限一致,但在归档时应作为两份文件整理归档。

3 本机关的请示与上级机关的批复、批示

1 重要业务问的   永久

2)一般业务问题的 30年(重大项目的经费)

3)有请示无批复的 10(日常经费、奖励、一次性奖励、日常追加经费等的请示与批复

4 本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿为30年;被采用的代拟稿正式成文下发后归永久。

5 本机关编辑的并反映主要职能活动的出版物定稿和样本 ( 有公开刊号或内部刊号的出版物)永久

6 行政管理工作制度、程序、规定等文件材料(涉及职能职责等对外的管理制度永久;针对内部管理的考勤制度、保密制度、档案工作制度等为10年)

7许可证、执照、资质证、资格证等年检资料为10年。

81)综合性年度和年度以上的计划、总结、统计材料为永久

2)综合性半年的计划、总结,单项的社会事务工作如文明、综治、卫生、信访、保密、党风廉政建设、“四好”领导班子、平安创建等的年度和年度以上的计划、总结 30年;但这些工作的主办单位如职能部门、街办、镇等就是永久,

3)单项的社会事务工作年度以下的计划、总结、统计材料为10年。

4)如果无年度统计报表,第12月份是累计数据的则作为年报归为永久,如果第12月份不是累计数据的则月报或季报或半年统计材料合为一件归为永久。在题名中加括号做说明(**年度数据)。

9单项工作、综合性工作年度考核通报 为10年(含所有单位)

10办公室设在本单位的大型活动领导小组成立文件  30年,其余的临时的领导小组文件  10

11临时工的聘用合同30年,正式工的聘用合同永久

12通知类:一般业务通知(带有规范性要求的) 30年;如果只有检查时间、内容的通知  10年。

13卫生、文明、普法、档案等社会化工作的升级、达标等材料(初次) 30年;复查的材料  10年。业务部门的这些工作的升级、达标的材料  永久;复查的  10年。

14目标责任书:本机关与不相隶属机关及同级机关签订的 10年;上级与本部门签订关于业务的  永久

四、录入“四川省电子文档管理系统

注意:如要打印文件处理单或发文稿纸则只能在“公文管理”中“收文登记”或“发文办理”中著录。

(一)收文在软件的“公文管理”中“收文登记”中著录:点“添加”→著录“年度(软件自动生成为当前年度,如果录以前年度可手工修改为以前的年度或者量大先把计算机时间更改为以前年度)、题名、责任者、文件编号、附件、成文时间、页数(实际页数+1)→点“保存” →点“原文编辑”挂接(注意:全文格式统一为PDF格式,无电子全文的,必须在扫描成分辨率为300DPITIFF图片格式后,合并转化为PDF文档。如果忘了挂接先点了归档,就要在“文件著录标引”中挂接,同理,如果归档后要对录入做修改,都必须在“文件著录标引”中修改)→点“文件入库挂接”在打开的窗口中保存有该文件内容的文件夹中找到该文件→点打开→点关闭,完成挂接全文→选择“保管期限” →点“归档” →点“打印” →报表名称处选择“文件处理单(归档章)” →点“预览” →点“打印”。 重复点添加及以后各步骤,直至所有文件录完。

 

(二)本单位自己形成的材料在软件的“公文管理”中“发文办理”中著录:著录项目与“收文登记”中一样。(注:责任者录在“主办单位”处(自动生成);报表名称处选择“发文稿纸(归档章)”)

五、装盒

(一)将归档文件材料按室编件号顺序装盒

室编件号从上到下是由小到大,也就是说最小号始终在最上面,装满一盒接着装第二盒直至装完同一年度同一保管期限档案。不同年度不同保管期限的重新用新盒装。

(二)打印每盒“归档文件目录”

1“四川省电子文档管理系统”的“档案著录”中的“文件著录标引” →点“查询” →点“组合查询”,如:查询字段选“年度”、运算符选“等于”、条件值选“2001”,→点“红箭头” →点“并且” →查询字段选“保管期限”、运算符选“等于”、条件值选“永久”→查询→点“打印”→报表名称处选择“归档文件目录” → 点“部分记录”, 按该盒实际件数选择,如从120→预览 →在“归档文件目录”右侧添加“全宗号-保管期限-年度”(用宋体14号字,与“归档文件目录”之间用6个空格隔开,右对齐)如:0012-2001-永久→打印→放在该盒档案盒里最前面,直至把同一年度同一保管期限档案的归档文件目录按每盒实际件数打完。

2再点“全部记录”,打印一份完整的归档文件目录,加上“归档文件目录”封面(P200A4)后装订成册,作为检索工具放入全引目录盒内。

3移交西区档案馆时,需再打印一份永久、30年的目录移交。

(三)填写备考表

可在“四川省电子文档管理系统”文件夹中的“rptsrc”文件夹中找到并打印“盒内文件情况说明”),装入档案盒里最后面。

(四)填写档案盒封面、盒脊。

 

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