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关于印发《攀枝花市西区档案馆档案资料收集细则》的通知
  发布时间:2018-05-18  点击次数:

攀枝花市西区档案局()文件

     

攀西档〔201731

 

 

攀枝花市西区档案局(馆)

关于印发《攀枝花市西区档案馆档案资料收集细则》的

通知

 

区属各立档单位:

《攀枝花市西区档案馆档案资料收集细则》已经局务会讨论通过,现印发给你们,请相关立档单位按照要求做好档案资料收集移交工作,更好地为社会提供利用服务。

 

附件:攀枝花市西区档案馆档案资料收集细则

 

 

 

 

攀枝花市西区档案局(馆)

                            2017年5月12日

 

 

攀枝花市西区档案馆档案资料收集细则

 

第一条 为了建设和管理好覆盖人民群众的、内容丰富、结构合理的国家档案资源体系,使之更好地为西区经济社会发展和广大人民群众服务,西区档案馆依据国家档案局发布的《各级各类档案馆收集档案范围的规定》(国家档案局9号令)(以下简称9号令),参照相关档案业务规范,结合我区实际,重新修订《攀枝花市西区档案馆档案资料收集细则》。

第二条 西区档案局主管全区档案事业,并对本行政区域内机关、团体、企事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导,依法查处档案违法行为。西区档案馆是区委、区政府直属的国家综合性档案馆,是负责收集和永久保管全区有关档案资料的基地,是党和政府及社会各方面利用档案资料的中心。

第三条 本细则所称档案资料收集是指西区档案馆根据《中华人民共和国档案法》、中华人民共和国档案法实施办法四川省<中华人民共和国档案法>实施办法》四川省国家档案馆管理办法《各级各类档案馆收集档案范围的规定《攀枝花市档案实行双套制移交与接收的通知(攀档发[2016]31号及《攀枝花市档案局关于实行档案双套制管理有关问题的补充通知(攀档发[2017]20号)《攀枝花市西区档案局(馆)关于实行档案双套制管理有关问题的实施意见》,将列入收集范围内档案收进西区档案馆保存的行为,包括接收、征集和接受捐赠档案。

第四条 收集档案资料的原则

坚持维护党和国家历史真实面貌,为国家积累档案史料,将属于收集范围内的一切对国家和社会具有保存价值的各种门类、各种载体档案及相关资料,完整齐全地收集进馆,逐步建立起内容丰富、结构合理、具有地方特色的馆藏资源体系。

第五条 接收档案的范围

1、中共攀枝花市西区委员会及所属各部门和直属的临时性机构形成的需要永久和长期(含30年以上)及会计永久保存的档案。

2、攀枝花市西区人民代表大会及常设机构形成的需要永久和长期(含30年以上)及会计永久保存的档案。

3、攀枝花市西区人民政府及所属各部门、单位(含下属单位派出机构临时机构形成的需要永久和长期(含30年以上)及会计永久保存的档案。

4、政协攀枝花市西区委员会及常设机构形成的需要永久和长期(含30年以上)及会计永久保存的档案。

5、攀枝花市西区人民法院、攀枝花市西区人民检察院形成的需要永久和长期(50年以上)保存的档案。

6、攀枝花市西区格里坪镇党委、政府和攀枝花市西区人民政府各派出机构形成的需要永久和长期(含30年以上)及会计永久保存的档案。

7、攀枝花市西区总工会、共青团攀枝花市西区委员会、攀枝花市西区妇联、攀枝花市西区残联、攀枝花市西区科协、攀枝花市西区文联等群团组织形成的需要永久和长期(含30年以上)及会计永久保存的档案。

8、已撤销的中共攀枝花市西区区委、攀枝花市西区人民政府直属工作部门或所属单位形成的所有保管期限的档案已撤并的中共攀枝花市西区区委、攀枝花市西区人民政府直属工作部门或所属单位形成永久和长期(含30年以上)及会计永久保存的档案。

9、全区性的重大活动、重要事件工作中形成的需要永久和长期(含30年以上)保存的档案。

10、已破产、改制的区属国有企业、集体企业形成的所有保管期限的档案。

11、经协商同意后,接收辖区内社会组织、企事业单位、个人等形成的对国家和社会有利用价值的档案。

12、接收上述机构形成的需要永久和长期(含30年以上)及会计永久保存的电子档案及其非通用的运行设备。

13、接收各种有助于了解档案内容、立档单位历史的资料,收集有助于管理和利用档案所必需的专用设备。

西区档案馆目前接收单位、移交档案门类详见附件。

第六条 重大活动、重要事件,是指符合下列条件之一的社会活动或事件:

1.市级以上领导人在西区的重要公务活动及国内知名人士在西区的重大参观访问;

2.外国政府、国际组织领导人、著名外国友人和著名华侨华人在本区的参观访问;

3.西区主要领导人参加省级以上会议、交流、调研等重要公务活动;

4.全区具有重大影响的政治、经济、科技、社会、文化、体育等活动或者公益性活动;

5.在全区产生重大影响的自然灾害、事故灾难、突发公共事件及处置活动;

6.西区与国内外友好城市相互往来的活动;

7.其它具有重大影响的活动(事件)。

第七条 征集档案资料的范围

1、党和国家领导人、省部级领导、市级领导、地厅级领导、著名人士和外国友人来我区检查指导工作、视察、考察、调研、观光、访问等活动所形成的各种文字、照片、录音、录像、光盘及有价值的实物等。

2、历届区级领导的生平事迹、照片、手稿、日记、信札、著作、研究成果、回忆录、自传、传记、书画、题词、证书、图像(册)、实物等档案资料。

3、反映我区地域、地形、地质、水利、气候、物产、资源、风土人情、方言谚语、乡规民约、地方戏曲、民间传说、民间工艺、宗教信仰、文物古迹、非物质文化遗产等地方特色的各种文字材料、图表、照片、资料等。

4、原籍我区的中外著名人士或曾在我区战斗、工作、生活过的市级以上领导干部、有声望的科学家、文学家、艺术家、教育家、企业家、战斗英雄、体坛明星、市级以上劳动模范及其他著名人士的生平事迹、照片、手稿、日记、信札、著作、研究成果、回忆录、自传、传记、书画、题词、证书、图像(册)、实物及各种有关史料。

5、获得省部级以上等级认定的优质、名牌、特色产品,有较高知名度的民间传统特产(包括产品工艺规程、技术条件、图纸、产品鉴定文件、证书、产品发展历史、论文等)的档案资料。

6、西区作者创作并在省级以上刊物发表的文学作品的手稿和出版物,外地文艺工作者创作并在省级以上刊物发表的反映西区人和事的作品。

7、西区各相关人员在开会、交流、学习及受表彰等活动中与国家领导人的合影照(另附A4纸的文字说明)。

8、西区举办的省级以上节庆及重大商贸、文艺、体育活动等形成的具有保存价值的文字、图表、声像、实物等材料。

9、西区在对外宣传活动中形成的文字、音像、专题资料等,包括省级以上传媒宣传报道西区、西区党政领导出访、文化交流、省级以上体育比赛等。

10、民间的各种有价值的家谱、碑文、墓记、拓片、年表、经文、珍贵版本的古书籍等档案资料。

11、各个不同时期形成的一切县志、乡志、镇志、年鉴、家谱、族谱以及各单位新编修的地方志、年鉴、年谱、行业志、革命斗争史、革命回忆录、厂史、公司史、校史、街道史、乡史、镇史等史志资料。

12、西区各历史时期发生的对社会造成重大影响的如自然灾害、重大事件等文字、照片、音像材料。

13、反映西区城乡发展变化的声像、照片、印章、锦旗、证物、标本、样本实物等档案资料。

14、其它散存在民间的具有西区地方特色的档案资料。

第八条 区档案馆接受攀枝花市范围内社会组织、团体、单位及全国范围内公民个人自愿捐赠的档案资料。

第九条 征集档案资料的方式

1.移交。征集范围内的档案,属于国家所有的,持有档案的单位或个人必须按照有关法律、法规的规定向西区档案馆无偿移交。

2.捐赠。档案持有者主动向西区档案馆捐献、档案。

3.寄存或代为保管。档案持有者与西区档案馆双方协商,签订合同,西区档案馆实行寄存代保管服务,其档案所有权不变。

4.收购。西区档案馆向档案持有人收购档案,拟收购的档案必须经过相关机构或专家的鉴定,其价格由买卖双方协商确定。

5.征购。集体或个人所有对国家和社会有保存价值或应当保密的档案由于保管条件恶劣,又不采取有效措施,可能导致档案严重损毁和不安全的,档案所有人又不愿向西区档案馆捐赠、寄存保管或出卖的,西区档案馆可以经过国家认可的档案评估机构评估后,依法予以征购。

第十条 对捐赠或以其它征集方式提供档案资料,一经征集进馆,均开列收据,发给相关证书。

第十一条 档案的移交和接收

1.档案移交是指依法应向区档案馆移交档案的立档单位将其所形成的对国家和社会有保存价值的档案,自形成之日起满5年(最迟不超过10年)或在其他特殊情况下,向区档案馆移交档案的行为。

2.档案接收是指区档案馆从立档单位接收依法属于区档案馆接收、保管范围内的档案的行为。

3.档案实体和档案电子信息的移交

3.1各立档单位的档案实体自形成之日起满5年(最迟不超过10年)后向区档案馆移交;2016年及之前形成的档案按照《攀枝花市西区档案馆档案资料收集细则》(攀西档〔2013〕29 号移交,2017年及以后形成的档案按照《攀枝花市西区档案馆传统载体和电子档案双套制接收档案进馆验收工作标准移交,完成移交档案全宗卷所有材料拟写工作,并形成进馆档案解密鉴定处置意见报告进馆档案鉴定开放利用意见报告后,开展组织和迁移转换电子档案数据、检验电子档案数据工作,向区档案馆提出进馆申请。

3.2各撤销单位和改制或破产企业的档案在撤销、改制或破产工作结束之日起3个月内向区档案馆移交;在档案实体移交时同时移交相应档案的电子信息。

3.3因保管条件恶劣可能导致不安全或严重损毁的档案,经西区档案行政管理部门同意,可以提前接收;专业性较强或需要保密的档案,可以适当延长接收时间。

3.4本区重大活动档案由组织、承办重大活动的单位负责收集、整理,其它协办单位及负责新闻报道等工作的单位,应当及时整理本单位在重大活动中形成的档案,并在重大活动结束之日起30日内向承办主要工作的单位移交,特种载体档案可以交复制件。组织承办单位或者承担组织、承办主要工作的单位,应当自重大活动结束后60日内,向西区档案馆移交重大活动档案原件。因特殊情况需要变更档案移交期限的,须经西区档案行政管理部门同意。

3.5移交的档案涉密的,移交单位应当在移交进馆时就提出解密期限和保管利用要求。

4. 档案移交和接收的质量标准

4.1档案实体移交接收的质量标准

4.1.1 文书档案移交和接收的质量标准:文书档案移交和接收的质量标准按《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)及《归档文件整理规则》(DA/T22-2015)执行。要求分类清楚,保管期限划分准确,收、发文处理笺齐备;移交时,以为单位整理的档案同时移交打印的归档文件目录一份。

4.1.2会计档案移交和接收的质量标准:会计档案移交和接收的质量标准按照《会计档案案卷格式》(DA/T39-2008)及《会计档案管理办法》执行。其中,档案馆只接收会计档案中保管期限为永久的档案其余保管期限的会计档案均不接收进馆,移交时同时移交案卷目录1份。

4.1.3科技档案移交和接收的质量标准:科技档案移交和接收的质量标准按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2008)执行,根据移交的内容同时移交重新编制的分类目录或案卷目录及档号编制说明或档号编制示意图、分类整理说明、卷内目录、分类方案各一份。

4.1.4照片档案移交和接收的质量标准:照片档案移交和接收的质量标准按照《照片档案管理规范》(修订)(GB/T11821-2002)执行,同时移交打印的照片档案基本目录。

4.1.5专业(专门)档案移交和接收的质量标准:专业(专门)档案移交和接收的质量标准按照国家、省档案局和上级专业主管机关共同制定的档案整理标准和规范执行。

4.1.6实物档案移交和接收的质量标准:实物档案只移交和接收省委省政府及以上表彰的奖旗、奖状、奖杯、证书等受奖标志性物品,本单位已作废的党、政、财务印章,以及其他反映我区开发建设重大事件的实物。另西区区委、西区人大、西区政府、西区政协对外交往形成的纪念品,西区重大活动、重大项目形成的有纪念意义的物品属实物档案移交接收范围。档号的编制要规范、醒目,一般情况下,奖牌的档号应编写在背面,奖杯应编写在底座的下面,奖旗或字画应编写在背面,总体原则是不破坏实物档案的整体性和完整性。同时移交打印的实物档案目录一份。

4.1.7其他档案移交和接收的质量标准,国家、省、市具体规定执行,无具体规定的按市档案局或区档案局的要求执行。

4.2. 电子档案移交和接收的质量标准

4.2.1 在西区档案馆备份和移交进馆的档案电子信息必须是通过《四川省电子文档管理系统》采用数据导出方式保存的数据。

4.2.2 档案著录要求2016年及以前形成的档案按《攀枝花市档案局关于统一著录格式要求的通知》(攀档发[2003]50号)执行;2017年及以后形成的档案按《攀枝花市档案实行双套制移交与接收的通知》(攀档发[2016]31号)及《攀枝花市档案局关于实行档案双套制管理有关问题的补充通知》(攀档发[2017]20号)《攀枝花市西区档案局(馆)关于实行档案双套制管理有关问题的实施意见》执行。

4.2.3文书档案电子信息的质量标准:2016年及以前形成的档案必须有电子全文,电子全文格式统一为PDF,无电子全文的,必须扫描成分辨率为300dpi的PDF文档。2017年以后按《攀枝花市西区档案局(馆)关于实行档案双套制管理有关问题的实施意见》执行。

5.档案移交和接收的其他要求:

5.1档案实体移交和接收时必须同时移交和接收全宗卷,全宗卷按照《全宗卷规范》(DA/T12-94)的要求整理,内容包括:全宗介绍、单位大事记、分类方案保管期限表、年度整理(或立卷)说明、鉴定报告、销毁清册、目录号分配说明等 。

5.2档案实体移交和接收时必须同时移交和接收各种与档案内容密切相关的资料及资料目录一份。

5.3移交的各种门类、各种载体档案的装具要统一采用符合档案规范要求的专用装具,装订整齐美观,文件的书写材料要符合永久、长期保管的要求,不符合要求的应当进行抢救复制。

6.档案移交和接收工作程序

2016年及以前形成的档案按2013年制定的《攀枝花市西区档案馆档案资料收集细则》规定的程序执行,2017年及以后形成的档案按照《攀枝花市西区传统载体和电子档案双套制接收进馆验收工作流程与标准》执行。

7.档案的移交和接收是区属各有关单位和区档案馆的法定义务和工作职责,各有关单位要认真遵守档案法律法规,积极配合档案管理部门做好档案移交工作。在档案移交过程中,任何单位和个人不得擅自降低工作标准,对应移交的档案资料,不得无故拒绝移交,否则,将按照有关法律法规进行处理。

8.未按本条规定移交和接收档案造成档案遗失损毁的,将按有关法律法规处置。 

第十二条 本办法由西区档案局(馆)负责解释。

第十三条 本办法自印发之日起执行。

 

 

 

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